2019年召開的第二屆中國(guó)電子檔案管理論壇圍繞“新時(shí)代中國(guó)電子檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展”主題，從大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展、電子文件歸檔管理實(shí)用機(jī)制、電子檔案管理的單套制實(shí)現(xiàn)、電子檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)、電子檔案管理與數(shù)字檔案館、電子檔案與在線政務(wù)、服務(wù)電子檔案與智慧城市建設(shè)、智慧時(shí)代的電子檔案管理系統(tǒng)8個(gè)方面進(jìn)行了征文與討論。這次論壇使電子檔案“單軌制”從幕后走向臺(tái)前。
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從電子文件“單軌制”的伴生問(wèn)題，成為一個(gè)獨(dú)立問(wèn)題;從“單套制”語(yǔ)境下的隱性問(wèn)題，成為顯性問(wèn)題。這中間有一個(gè)避不開的問(wèn)題，就是“單軌制”與同質(zhì)備份、異質(zhì)備份的關(guān)系問(wèn)題。
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自1989年第一篇電子檔案相關(guān)文獻(xiàn)《電子檔案市場(chǎng)》[1]面市，至今已經(jīng)有4591篇相關(guān)文獻(xiàn)問(wèn)世。
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電子檔案“單軌制”在學(xué)術(shù)論文網(wǎng)知網(wǎng)上首次露面，以篇名計(jì)是2018年（《高速公路項(xiàng)目實(shí)施電子檔案單軌制的可行性》[2]），目前僅此一篇;以全文計(jì)，始于2009年，目前不過(guò)17篇，合計(jì)不過(guò)30篇。研究?jī)?nèi)容集中在單軌制、電子文件、電子檔案、雙套制、同質(zhì)備份、單套制、異質(zhì)備份、雙軌制、信息化等關(guān)注度較高的熱點(diǎn)問(wèn)題。
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單軌制備份問(wèn)題
單軌制備份是同質(zhì)備份。備份是現(xiàn)代人工作、學(xué)習(xí)的常態(tài)化策略，是為應(yīng)付文件、數(shù)據(jù)丟失或損壞等可能出現(xiàn)的意外情況，將電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備中的數(shù)據(jù)復(fù)制到磁帶等大容量存儲(chǔ)設(shè)備中，從而在原文中獨(dú)立出來(lái)單獨(dú)貯存的程序或文件副本。[3]
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所謂“異質(zhì)”，是指檔案資源存儲(chǔ)信息的形態(tài)差異，即不同信息形態(tài)之間的轉(zhuǎn)換備份，如電子與紙質(zhì)載體之間、電子與縮微膠卷之間、紙質(zhì)載體與縮微膠卷之間互為異質(zhì)備份，[4]磁盤、光盤、磁帶等數(shù)字資源的存儲(chǔ)介質(zhì)之間的備份，以及紙質(zhì)載體原件與復(fù)制件之間的備份并不能認(rèn)為是異質(zhì)備份。同質(zhì)備份，顧名思義，為相同信息形態(tài)之間的原件與副本之間的關(guān)系。
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在界定了同質(zhì)備份與異質(zhì)備份之間的關(guān)系后，我們不難看出目前“大熱”狀態(tài)下的單軌制管理并不是單純的數(shù)量概念，是相對(duì)于“異質(zhì)備份”而言的，簡(jiǎn)單來(lái)講，電子檔案“單軌制”是指電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存，電子檔案“單軌制”是指不再生成紙質(zhì)檔案。
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單軌制是指不再生成紙質(zhì)檔案，它是單軌制實(shí)現(xiàn)的前提，強(qiáng)調(diào)的是文件運(yùn)行處理階段，這個(gè)階段涵蓋了單軌制歸檔保存的階段，是比單軌制更加全面、高級(jí)、深入的管理形式。[4]因此，單軌制狂熱背后，并不是簡(jiǎn)單地把電子文件只進(jìn)行“唯一”一份歸檔，而是不再轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體，可根據(jù)歸檔單位的信息技術(shù)水平、人員素質(zhì)、利用需求等條件，進(jìn)行兩套或多套同質(zhì)備份，以確保歸檔信息安全和便捷利用。
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如果把單軌制簡(jiǎn)單地理解為單一數(shù)量關(guān)系，無(wú)疑會(huì)給現(xiàn)代技術(shù)條件下的檔案工作帶來(lái)更大的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。
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多套制的備份問(wèn)題
多套制的備份是異質(zhì)備份，亦可以是同質(zhì)備份。電子文件“單軌制”歸檔，是指大部分電子文件的“單軌制”歸檔，并非說(shuō)所有電子文件都“單軌制”歸檔，因?yàn)?，大量的?shù)據(jù)庫(kù)文件、3D、多維等業(yè)務(wù)文件目前無(wú)法轉(zhuǎn)存到紙質(zhì)、縮微膠卷等異質(zhì)載體，還有一些文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案不具有法律效力。這些現(xiàn)實(shí)決定了電子檔案的安全不能局限于數(shù)量上的同質(zhì)備份，而應(yīng)側(cè)重異構(gòu)上的異質(zhì)備份，不能把多套制的異質(zhì)備份稱之為“被異化的謹(jǐn)慎”，[5]它具有單軌制同質(zhì)備份策略無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。
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電子檔案“單套制”歸檔管理來(lái)自于電子檔案“雙套制”歸檔管理，是與電子檔案“雙套制”歸檔管理相對(duì)的一個(gè)概念。應(yīng)該說(shuō)，“雙套制”歸檔并不是電子文件產(chǎn)生之后才有的新概念。在紙質(zhì)文件時(shí)代，“雙套制”歸檔是指歸檔文件一套按規(guī)定移交進(jìn)館，另一套由生成機(jī)構(gòu)自己保存，是同一載體的雙套，即相同載體、異地備份。這是檔案人最熟知的“雙套制”。
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隨著電子文件的大量產(chǎn)生，在信息時(shí)代又為“雙套制”歸檔增加了新的內(nèi)涵：即對(duì)同一份文件，在依然歸檔保存紙質(zhì)文件的同時(shí)，又保存一份電子版本。當(dāng)然，也有學(xué)者提出了“雙軌制”的概念，還有學(xué)者對(duì)“雙軌制”與“雙套制”概念進(jìn)行了辨析，認(rèn)為：“‘雙軌制是指紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。即在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理[7]。在現(xiàn)行期結(jié)束后，‘雙軌制便導(dǎo)致‘雙套歸檔，其存儲(chǔ)狀態(tài)與‘雙套制是一樣的。因此可以說(shuō)，‘雙軌制包含了‘雙套制，而且初步實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文件的全程管理，是比‘雙套制更全面、更深入、更進(jìn)步、更高級(jí)的管理形式……‘雙套制針對(duì)的是歸檔保存狀態(tài);而‘雙軌制針對(duì)的是運(yùn)行處理階段，當(dāng)然也涵蓋了運(yùn)行處理之后的‘雙套制歸檔保管?！p軌制孕育著‘雙套制，‘雙套制鑲嵌于‘雙軌制……一言以蔽之，‘雙套制歸檔的概念不僅與時(shí)俱進(jìn)、具有了新的內(nèi)涵，更重要的是引發(fā)了更多的‘揚(yáng)棄現(xiàn)象和一系列為滿足電子文件管理需求而引發(fā)的變革?！?/span>